Anbieterwechsel und Datenexport

Auf einen Blick

Die Regeln im Wortlaut (AGB)

§ 13 Anbieterwechsel und Datenexport (EU Data Act)

(1) Dieser Paragraf setzt die Regeln der Verordnung (EU) 2023/2854 („Data Act“) zum Wechsel zwischen Datenverarbeitungsdiensten um (Art. 23 bis 31 Data Act). Er gilt während des Vertrags und in der Testphase. Zwingende Rechte des Kunden aus dem Data Act gehen diesen AGB vor.

(2) Antrag auf Wechsel oder Export. Der Kunde kann jederzeit in Textform an kontakt@dentime.de verlangen, seine exportierbaren Daten (Anlage 1) zu einem anderen Anbieter oder in eigene Systeme zu übertragen (Wechsel) oder sie nach dem Export löschen zu lassen. Im Antrag gibt er an, ob er wechseln, die Daten in eigene Systeme übernehmen oder sie löschen lassen möchte. Eine Ankündigungsfrist gibt es nicht; der Übergangszeitraum nach Absatz 3 beginnt mit dem Zugang des Antrags. (Der Data Act erlaubt eine Ankündigungsfrist von höchstens zwei Monaten; dentime verzichtet darauf.)

(3) Übergangszeitraum. Nach dem Antrag unterstützt dentime den Kunden innerhalb eines Übergangszeitraums von höchstens 30 Kalendertagen. In dieser Zeit

• a) stellt dentime den Export der exportierbaren Daten bereit und leistet dem Kunden und von ihm beauftragten Dritten angemessene Unterstützung beim Wechsel,
• b) erbringt dentime die vertraglichen Leistungen weiter und handelt mit der gebotenen Sorgfalt, damit der Praxisbetrieb nicht unterbrochen wird,
• c) informiert dentime klar über bekannte Risiken für die Fortführung der Dienste und sorgt während des Wechsels für ein hohes Maß an Sicherheit, insbesondere für die Sicherheit der Daten bei der Übertragung,
• d) unterstützt dentime die Ausstiegsstrategie des Kunden mit den dafür nötigen Informationen.

(4) Ist der Übergangszeitraum von 30 Kalendertagen technisch nicht einzuhalten, teilt dentime dies dem Kunden innerhalb von 14 Werktagen nach dem Antrag mit, begründet es und nennt einen anderen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten; die Leistungen laufen dann bis zu dessen Ende weiter. Der Kunde kann den Übergangszeitraum einmal um einen Zeitraum verlängern, den er für angemessen hält.

(5) Formate und Export. dentime stellt die exportierbaren Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereit (Anlage 1). Inhaber-Zugänge und Nutzer, denen der Kunde das Recht zum Gesamtexport eingeräumt hat, können den Export jederzeit selbst in dentime erstellen, auch im Nur-Lesen-Modus. Dieser Export ist vollständig und enthält auch Gesundheitsdaten (zum Beispiel Einzelheiten zu Krankmeldungen und AU-Dateien). Zusätzlich erstellt dentime den Export auf Anfrage in Textform kostenfrei in angemessener Frist; ohne Freigabe einer Einsicht enthält er keine Gesundheitsdaten (Vertrag über die Auftragsverarbeitung § 5 Abs. 3). Eine öffentliche Programmierschnittstelle (API) bietet dentime derzeit nicht an; der Export ist allen Kunden und von ihnen beauftragten neuen Anbietern gleichermaßen und kostenlos zugänglich.

(6) Datenabrufzeitraum. Nach Vertragsende kann der Kunde seine Daten noch 30 Kalendertage ansehen und vollständig herunterladen (Datenabrufzeitraum). Hat der Kunde einen Wechsel beantragt, beginnt der Datenabrufzeitraum frühestens mit dem Ende des Übergangszeitraums. Die Löschung danach regelt § 14.

(7) Entgelte. Für den Wechsel und den Datenexport erhebt dentime keine Wechsel- oder Exportentgelte und keine Vertragsstrafen. Entgelte fallen nur für die Nutzung von dentime an, und zwar wie folgt:

• a) Bis zum Ende des laufenden, bereits bezahlten Abrechnungsmonats nutzt der Kunde dentime ohne zusätzliche Kosten.
• b) Dauert der Übergangszeitraum (einschließlich einer Verlängerung nach Absatz 4) über das Ende des bezahlten Abrechnungsmonats hinaus, führt dentime die volle Nutzung (zum Beispiel das Stempeln) bis zum Ende des Übergangszeitraums fort, damit der Praxisbetrieb nicht unterbrochen wird; dafür fällt das reguläre Monatsentgelt anteilig nach Kalendertagen an.
• c) Möchte der Kunde dentime in dieser Zeit nicht mehr voll nutzen, sondern nur noch seine Daten ansehen und exportieren, teilt er dies mit; der Nur-Lesen-Zugang bis zum Ende des Übergangszeitraums und im Datenabrufzeitraum ist kostenlos.

(8) Vertragsende bei Wechsel oder Löschung. Hat der Kunde einen Wechsel beantragt, gilt der Vertrag mit dem erfolgreichen Abschluss des Wechsels als beendet; als Abschluss gilt der Tag, den der Kunde dentime in Textform als Abschluss mitteilt, spätestens das Ende des Übergangszeitraums. Möchte der Kunde nicht wechseln, sondern seine Daten löschen lassen, endet der Vertrag zu dem Tag, den er nennt, frühestens mit Zugang des Antrags. Eine vorher erklärte Kündigung nach § 12 Abs. 2 bleibt wirksam, wenn sie zu einem früheren Zeitpunkt wirkt; der Übergangszeitraum bleibt dem Kunden dann trotzdem erhalten (Absatz 7 Buchstabe c). dentime bestätigt das Vertragsende in Textform.

(9) Informationen zu den Verfahren, Formaten und bekannten Einschränkungen des Wechsels stellt dentime auf der Seite dentime.de/anbieterwechsel bereit (Art. 26 Data Act; Kurzfassung in Anlage 2).

(10) Angaben nach Art. 28 Data Act. Auf derselben Seite (Absatz 9) veröffentlicht dentime, welcher Rechtsordnung die für dentime eingesetzte IT-Infrastruktur unterliegt (derzeit: Deutschland), und beschreibt die technischen, organisatorischen und vertraglichen Maßnahmen gegen einen unrechtmäßigen Zugriff staatlicher Stellen außerhalb der EU auf nicht personenbezogene Kundendaten.

§ 14 Daten nach Vertragsende und nach der Testphase

(1) Löschung während des Vertrags. Solange der Vertrag läuft, löscht dentime Kundendaten nur nach § 7 Abs. 3 lit. g. Der Kunde kann seine Daten jederzeit selbst exportieren (§ 13 Abs. 5).

(2) Download nach Vertragsende. Nach Vertragsende – gleich aus welchem Grund – wird die Praxis in den Nur-Lesen-Modus versetzt. Der Inhaber-Zugang kann während des Datenabrufzeitraums von 30 Kalendertagen (§ 13 Abs. 6) seine Daten ansehen und den vollständigen Export aller Praxisdaten (Anlage 1) herunterladen.

(3) Nach der Testphase ohne Buchung gilt § 4 Abs. 4 und 5.

(4) Löschung. dentime löscht die Praxis mit allen Kundendaten mit Ablauf des Datenabrufzeitraums (§ 13 Abs. 6; in der Regel 30 Tage nach Vertragsende), spätestens 14 Tage danach, vollständig aus dem laufenden System – oder früher, wenn der Kunde es in Textform verlangt –, soweit nicht eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht. dentime weist den Inhaber-Zugang mindestens 14 Tage vor der Löschung per E-Mail darauf hin. Kopien in Datensicherungen werden spätestens 30 Tage nach der Löschung im laufenden System gelöscht; bis dahin sind sie verschlüsselt, gegen Zugriff geschützt und werden nicht mehr verwendet. Nach der Löschung können die Daten nicht wiederhergestellt werden. Die Bestätigung der Löschung regelt der Vertrag über die Auftragsverarbeitung (§ 12 Abs. 5).

(5) Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Arbeitszeitnachweise, Lohnunterlagen und ähnliche Unterlagen treffen den Kunden. Er muss die nötigen Daten vor der Löschung exportieren. dentime bewahrt Kundendaten nicht über den Datenabrufzeitraum hinaus für den Kunden auf.

(6) Daten, die dentime als eigener Verantwortlicher benötigt (zum Beispiel Rechnungen, Buchungsbelege, Vertragsunterlagen und die Löschbestätigung ohne Personendaten), bewahrt dentime nach den gesetzlichen Fristen bzw. zu Nachweiszwecken auf (insbesondere § 147 AO, § 257 HGB).

(7) Die Regeln des Vertrags über die Auftragsverarbeitung zur Rückgabe und Löschung (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO) gelten ergänzend; bei Widersprüchen gehen sie diesen AGB vor.

Anlage 1: Exportierbare Daten und Formate (Art. 25 Abs. 2 lit. e und f Data Act)

A. Exportierbare Daten. Exportierbar sind alle Kundendaten (§ 2 Nr. 7) einschließlich der Metadaten, die durch die Nutzung von dentime entstehen, mit Ausnahme der in Teil B genannten Daten. Die folgende Liste der Kategorien ist abschließend; die Inhalte je Kategorie sind Beispiele.

Format: ZIP-Archiv mit einer Excel-Arbeitsmappe, denselben Tabellen als CSV-Dateien, den hochgeladenen Dateien im Originalformat, den vollständigen Rohdaten im JSON-Format mit Prüfsummen sowie einer Beschreibung des Exports.

Der Export, den ein Inhaber-Zugang oder ein Nutzer mit dem Recht zum Gesamtexport selbst in dentime erstellt, ist immer vollständig, auch für Gesundheitsdaten. Sehr lange Inhalte können in den Tabellen technisch bedingt gekürzt sein; vollständig stehen alle Inhalte in den Rohdaten (JSON).

B. Nicht exportierbare Daten (Art. 25 Abs. 2 lit. f Data Act und Sicherheitsgründe):

• Quellcode, Programmlogik und interne Betriebsdaten von dentime (Geschäftsgeheimnisse und Rechte von dentime),
• Passwort-Hashes, PIN-Hashes, Sitzungs- und Terminal-Schlüssel (aus Sicherheitsgründen; Nutzer müssen im neuen System neue Zugangsdaten erhalten),
• Daten anderer Kunden,
• Rechnungs- und Zahlungsdaten beim Zahlungsdienstleister (diese erhält der Kunde als Rechnungen im Kundenportal).

Anlage 2: Informationen nach Art. 26, 28 und 29 Data Act (Kurzfassung)

• Verfahren: Export selbst in dentime (Inhaber-Zugang oder Nutzer mit dem Recht zum Gesamtexport, auch im Nur-Lesen-Modus) oder Export auf Anfrage an kontakt@dentime.de (kostenfrei, in angemessener Frist; ohne Freigabe einer Einsicht ohne Gesundheitsdaten). Wechselantrag in Textform an kontakt@dentime.de (§ 13 Abs. 2).
• Formate: siehe Anlage 1; die Datenformate sind unter dentime.de/anbieterwechsel beschrieben, zusätzlich in der Beschreibung im Export.
• Bekannte Einschränkungen: Zugangsdaten (Passwörter, PINs, QR-Codes) können aus Sicherheitsgründen nicht übertragen werden. Rechtepakete und Dienstplanregeln sind dentime-spezifisch; ein anderes System kann sie möglicherweise nicht 1:1 abbilden. Eine öffentliche Programmierschnittstelle (API) gibt es derzeit nicht; der Datei-Export steht allen Kunden und von ihnen beauftragten neuen Anbietern kostenlos zur Verfügung.
• Entgelte (Art. 29): keine Wechsel- und Exportentgelte (§ 13 Abs. 7). Es gibt keine Vertragsstrafen und keine Gebühren für eine vorzeitige Beendigung; der Vertrag ist monatlich kündbar. Reguläre Nutzungsentgelte nur nach § 13 Abs. 7.
• Beschreibung der Datenstrukturen: Anlage 1 (veröffentlicht auf dentime.de/anbieterwechsel) und die Beschreibung, die jedem Export beiliegt und Aufbau und Inhalt aller Dateien erklärt.
• Art. 28 Data Act: Rechtsordnung der Infrastruktur (Deutschland) und Schutzmaßnahmen gegen unrechtmäßigen Drittstaaten-Zugriff – siehe § 13 Abs. 10.