Datenschutzhinweise

Das Wichtigste in Kürze

Die Einzelheiten finden Sie in den folgenden Abschnitten.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Webseite und bei der Registrierung ist:

Hunnenkoenig, Inhaber Attila Roßburger
c/o IP-Management #12481, Ludwig-Erhard-Str. 18, 20459 Hamburg, Deutschland
E-Mail: kontakt@dentime.de
Kontaktformular: app.dentime.de/kontakt

dentime ist ein Angebot von Hunnenkoenig. Im Folgenden schreiben wir „dentime“ oder „wir“.

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an kontakt@dentime.de.

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter kontakt@dentime.de; Ansprechpartner ist Attila Roßburger.

3. Besuch der Webseite

3.1 Welche Daten anfallen

Wenn Sie dentime.de aufrufen, sendet Ihr Browser technisch bedingt Daten an den Server, auf dem die Webseite liegt. Dazu gehören:

• die IP-Adresse Ihres Geräts bzw. Internetanschlusses,
• Datum und Uhrzeit des Abrufs,
• die aufgerufene Seite oder Datei und die übertragene Datenmenge,
• ob der Abruf erfolgreich war (Statuscode),
• Angaben zum Browser und Betriebssystem (User-Agent) und gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite (Referrer).

Ohne diese Daten kann der Server die Seite nicht ausliefern.

3.2 Hosting und Server-Protokolle

Die Webseite wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, in Deutschland betrieben. STRATO verarbeitet die Zugriffsdaten als unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). STRATO erstellt Protokolldateien über die Zugriffe. Nach Angaben von STRATO wird die IP-Adresse darin unkenntlich gemacht (ein Teil der Adresse wird durch einen Hash-Wert ersetzt). Die Protokolle stehen für höchstens etwa sechs Wochen zur Verfügung und werden danach gelöscht. Wir werten diese Protokolle nicht zu Werbe- oder Analysezwecken aus.

Zweck und Rechtsgrundlage: Auslieferung der Webseite, Stabilität und Sicherheit (zum Beispiel Erkennung von Angriffen). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Internetauftritt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für die Protokolle wird nichts auf Ihrem Gerät gespeichert oder von dort ausgelesen; es geht nur um die Daten, die Ihr Browser beim Abruf ohnehin an den Server sendet.

3.3 Verschlüsselte Übertragung

Die Webseite wird nur verschlüsselt über HTTPS (TLS) ausgeliefert.

3.4 Keine Cookies, kein Tracking, keine fremden Inhalte

• dentime.de setzt keine Cookies.
• Wir verwenden keine Analyse-, Statistik- oder Werbedienste, keine Social-Media-Plugins, keine eingebetteten Videos oder Karten von Drittanbietern und keine Inhalte aus fremden Netzwerken (CDN).
• Schriftarten: Die Webseite nutzt die auf Ihrem Gerät bereits vorhandenen Systemschriften. Es werden keine Schriftarten von Google oder anderen Anbietern nachgeladen.
• Bilder und Videos liegen auf unserem eigenen Webspace.

Deshalb brauchen wir auf dentime.de auch keinen Cookie-Banner.

3.5 Einstellung „Bewegung reduzieren“ (lokaler Speicher)

Wenn Sie auf der Webseite die Animationen ein- oder ausschalten, merkt sich Ihr Browser diese Wahl im lokalen Speicher (localStorage, Eintrag dt-motion mit dem Wert „on“ oder „off“). Der Eintrag wird nur angelegt, wenn Sie den Schalter selbst betätigen. Er verlässt Ihr Gerät nicht und wird nicht an uns übertragen. Sie können ihn jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen („Websitedaten löschen“).

Rechtsgrundlage: Die Speicherung ist unbedingt erforderlich, damit die von Ihnen ausdrücklich gewählte Darstellung erhalten bleibt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Personenbezogene Daten verarbeiten wir dabei nicht.

3.6 Links und Statusseite

Die Webseite verlinkt auf unsere Anwendung unter app.dentime.de (Anmeldung, Registrierung, Kontaktformular). Erst wenn Sie den Link anklicken, verbindet sich Ihr Browser mit der Anwendung; für Anmeldung und Nutzung gilt dort die Datenschutzerklärung „dentime-App“, für Registrierung und Kontaktformular diese Datenschutzerklärung.

Statusseite: Die Seite dentime.de/status zeigt, ob dentime gerade läuft. Dafür fragt Ihr Browser beim Öffnen der Seite, beim Zurückkehren zu ihr und danach jede Minute, solange die Seite sichtbar ist, die Adresse app.dentime.de/healthz auf unserem Server bei netcup ab (Abschnitt 7) – ohne Cookies und ohne die Angabe, von welcher Seite Sie kommen. Der Server erhält dabei technisch bedingt Ihre IP-Adresse und antwortet nur mit „ok“ oder „fehler“. Diese Abfragen werden nicht gespeichert: Weder unser Webserver noch die Anwendung schreiben dazu ein Protokoll. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Ihnen auf Ihren Wunsch den Betriebszustand von dentime zu zeigen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Auf Ihrem Gerät wird dafür nichts gespeichert.

Einige Seiten verlinken außerdem auf fremde Webseiten, zum Beispiel auf Gesetzestexte, Gerichte oder Behörden. Diese Seiten werden nicht automatisch geladen. Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken, verbindet sich Ihr Browser mit dem fremden Server; dieser erhält dann zum Beispiel Ihre IP-Adresse. Dort gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters.

4. Kontakt per E-Mail, Kontaktformular und „Platz sichern“

4.1 Was wir verarbeiten

Sie können uns per E-Mail an kontakt@dentime.de oder über das Kontaktformular unter app.dentime.de/kontakt schreiben. Das Kontaktformular läuft auf unserem Server bei netcup in Deutschland (Abschnitt 7); wir verarbeiten die Angaben, die Sie dort eintragen, so wie eine E-Mail. Die Schaltfläche „Platz sichern“ öffnet Ihr eigenes E-Mail-Programm mit einer vorbereiteten Nachricht. Darin werden Sie um den Namen der Praxis, die Anzahl der Standorte und eine Ansprechperson gebeten. Die Nachricht wird erst gesendet, wenn Sie selbst auf „Senden“ klicken; Sie können den Text vorher ändern oder kürzen.

Wir verarbeiten dann:

• Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen,
• die Angaben in Ihrer Nachricht (zum Beispiel Praxisname, Anzahl der Standorte, Ihr Anliegen),
• technische Angaben der E-Mail (Datum, Uhrzeit, Kopfzeilen) bzw. beim Kontaktformular den Zeitpunkt des Absendens.

Bitte schicken Sie uns per E-Mail oder Kontaktformular keine Gesundheitsdaten oder andere sensible Angaben über Beschäftigte oder Patienten.

4.2 Zweck und Rechtsgrundlage

• Anfragen zu dentime, zu einem möglichen Vertrag und „Platz sichern“: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit Sie nicht selbst Vertragspartner werden, sondern für eine Praxis schreiben, stützen wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse, Anfragen von Praxen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Sonstige Anfragen: berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Wir melden uns nur zu Ihrer Anfrage bei Ihnen, zum Beispiel wenn Ihr Zugang bereitsteht. Einen Newsletter, Start- oder Werbemails erhalten Sie nicht.

4.3 E-Mail-Postfach

Unser Postfach kontakt@dentime.de wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, in Deutschland betrieben. Der Anbieter verarbeitet E-Mails als unser Auftragsverarbeiter. E-Mails werden in der Regel transportverschlüsselt übertragen, wenn Ihr E-Mail-Anbieter das unterstützt; eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bieten wir nicht an.

4.4 Wie lange wir speichern

• Anfragen per E-Mail oder Kontaktformular, aus denen kein Vertrag entsteht, löschen wir 12 Monate nach dem letzten Kontakt. „Platz sichern“-Anfragen löschen wir spätestens 6 Monate nach dem allgemeinen Start von dentime, wenn Sie sich bis dahin nicht registriert haben – oder früher, wenn Sie das wünschen.
• Wird ein Vertrag geschlossen, bewahren wir geschäftliche E-Mails auf, soweit Aufbewahrungspflichten bestehen (Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre, E-Mails mit Buchungsbelegen wie Rechnungen 8 Jahre; § 257 HGB, § 147 AO).

5. Registrierung einer Praxis

Die Registrierung findet in unserer Anwendung unter app.dentime.de statt. Weil sie der erste Schritt zu einem Vertrag ist, beschreiben wir sie hier.

5.1 Welche Angaben wir abfragen

Pflichtangaben:

• Name der Praxis,
• Anschrift des ersten Standorts (Straße, PLZ, Ort, Land; Bundesland freiwillig),
• Ihr Vor- und Nachname und die Bestätigung, dass Sie Inhaber/in bzw. vertretungsberechtigt sind,
• Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse und ein Passwort,
• die Bestätigung, dass Sie dentime für ein Unternehmen nutzen (nur für Unternehmer),
• die Annahme der AGB und die Bestätigung, dass Sie diese Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen haben,
• den Abschluss des Vertrags über die Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) für die Praxis (eigene Bestätigung).

Freiwillig: die Website der Praxis.

Automatisch dazu gespeichert:

• Datum und Uhrzeit der Registrierung,
• die Fassungen (Versionen) der AGB, des Vertrags über die Auftragsverarbeitung und der Datenschutzhinweise, die Sie bestätigt bzw. zur Kenntnis genommen haben,
• ein verkürzter Prüfwert (Hash) Ihrer IP-Adresse (siehe 6.2),
• das Ergebnis der Vorprüfung und unsere Entscheidung (siehe Abschnitt 6).

Ihr Passwort speichern wir nicht im Klartext, sondern nur als sicheren Hash-Wert (scrypt mit Zufallswert).

5.2 Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse

Nach dem Absenden erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungscode bzw. Link. Code und Link sind nur kurz gültig (der Code 10 Minuten, der Link 24 Stunden). Damit stellen wir sicher, dass die E-Mail-Adresse Ihnen gehört.

Für den Versand setzen wir den E-Mail-Dienst Amazon Simple Email Service (Amazon SES) der Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg, ein – Region Frankfurt am Main (eu-central-1). Amazon verarbeitet die E-Mail (Empfängeradresse, Name, Betreff, Inhalt mit Code/Link) als unser Auftragsverarbeiter. Zum Drittlandbezug siehe Abschnitt 8.

Die Inhalte in unserer Versand-Warteschlange sind verschlüsselt und werden nach dem Versand entfernt.

5.3 Zweck und Rechtsgrundlage

• Anlegen Ihres Zugangs und der Praxis, Bestätigung der E-Mail-Adresse, Vorbereitung des Vertrags über die Testphase: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage).
• Handeln Sie für ein Unternehmen, das den Vertrag mit uns schließt (zum Beispiel eine Praxis-GmbH oder den Träger eines MVZ), und werden Sie nicht selbst Vertragspartner, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, den Vertrag mit unserem Kunden anzubahnen und durchzuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Nachweis, welche Fassung der AGB, des Vertrags über die Auftragsverarbeitung und der Datenschutzhinweise Sie wann bestätigt bzw. zur Kenntnis genommen haben: berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und unsere Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO).

Mit der Bestätigung, dass Sie die Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen haben, erteilen Sie keine Einwilligung; sie dient nur der Kenntnisnahme. Die Verarbeitung beruht auf den oben genannten Rechtsgrundlagen.

6. Prüfung vor der Freischaltung

6.1 Warum wir prüfen

dentime ist nur für Zahnarztpraxen und MVZ gedacht, also für Unternehmen. Außerdem verarbeiten Praxen in dentime sensible Beschäftigtendaten. Wir prüfen deshalb jede Registrierung, bevor wir die kostenlose Testphase freischalten. So wollen wir verhindern, dass dentime missbraucht wird – zum Beispiel mit Fantasie-Angaben, durch massenhafte Registrierungen oder um das Produkt für Wettbewerber auszuforschen.

6.2 Was automatisch geprüft wird

Nach dem Absenden prüft unser System Ihre Angaben automatisch vor und zeigt uns das Ergebnis als Ampel (Grün, Gelb oder Rot) mit den Gründen an. Die Vorprüfung läuft auf unserem eigenen Server. Wir übermitteln dafür keine Daten an Auskunfteien oder KI-Anbieter. Zwei zusätzliche Prüfungen, bei denen unser Server eine fremde Stelle abfragt, sind derzeit ausgeschaltet (Website der Praxis und USt-IdNr., siehe unten). Geprüft wird insbesondere:

• ob Sie die Registrierung als Unternehmen bestätigt haben und welche Funktion Sie angegeben haben,
• ob die E-Mail-Adresse zu einem allgemeinen E-Mail-Anbieter (Freemail) gehört oder zu einer eigenen Domain und ob diese Domain zur angegebenen Website passt,
• ob Postleitzahl, Ort und Bundesland zueinander passen und in Deutschland liegen,
• ob der Praxisname auf eine Zahnarztpraxis hindeutet oder auffällige Begriffe enthält (zum Beispiel „Test“, „Demo“, „Software“, „Agentur“ oder Namen von Wettbewerbern),
• ob es Übereinstimmungen mit bestehenden Kunden oder mit früher abgelehnten Registrierungen gibt (ähnlicher Praxisname, gleiche E-Mail-Domain, gleiche Anschrift),
• ob ungewöhnlich viele Registrierungen vom selben Internetanschluss oder insgesamt in kurzer Zeit eingehen.

IP-Adresse: Für die letzte Prüfung speichern wir nicht Ihre IP-Adresse selbst, sondern einen daraus mit einem geheimen Schlüssel berechneten, gekürzten Prüfwert (HMAC). Er lässt erkennen, ob mehrere Registrierungen vom selben Anschluss kommen. Auch dieser Wert ist ein personenbezogenes Datum. Wir löschen ihn nach 30 Tagen. Zusätzlich nutzt der Server die IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher, um die Zahl der Registrierungen je Anschluss zu begrenzen (höchstens 10 pro Stunde). Sie wird dort nicht dauerhaft gespeichert; abgelaufene Einträge werden jede Minute entfernt, spätestens bei einem Neustart.

Website der Praxis (derzeit ausgeschaltet): Wir können einstellen, dass unser Server automatisch prüft, ob die angegebene Website erreichbar ist. Dabei ruft unser Server nur die Startseite ab (ohne Inhalte zu speichern); an den Betreiber der Website wird dabei nur die IP-Adresse unseres Servers übermittelt, keine Angaben über Sie. Diese Prüfung ist derzeit ausgeschaltet.

USt-IdNr. (derzeit ausgeschaltet): Wir können einstellen, dass unser Server eine angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) der Europäischen Kommission auf Gültigkeit prüft. Übermittelt werden dabei nur die Nummer und der Ländercode, keine weiteren Angaben über Sie oder die Praxis. Diese Prüfung ist derzeit ausgeschaltet.

6.3 Wer entscheidet

• Das Ergebnis der Vorprüfung ist nur eine Entscheidungshilfe. Eine Person bei dentime sieht sich jede Registrierung an und entscheidet: freischalten, nachfragen oder ablehnen.
• Eine Ablehnung trifft immer ein Mensch, nie das System allein. Ein rotes oder gelbes Ergebnis führt nicht automatisch zu einer Ablehnung, sondern zu einer genaueren Prüfung oder einer Rückfrage.
• Wir können Sie per E-Mail um ergänzende Angaben bitten, zum Beispiel um einen Nachweis, dass Sie für eine Praxis handeln.
• Wenn Sie mit einer Entscheidung nicht einverstanden sind, schreiben Sie uns an kontakt@dentime.de. Sie können Ihren Standpunkt darlegen; wir prüfen die Entscheidung dann erneut durch einen Menschen.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet damit nicht statt.

Unsere Entscheidung (mit Datum, handelnder Person und gegebenenfalls Grund) und die E-Mail, die wir Ihnen dazu senden, speichern wir als Nachweis.

6.4 Rechtsgrundlagen der Prüfung

• Prüfung, ob die Angaben vollständig und plausibel sind und ob Sie zum Kundenkreis gehören (Unternehmer, Zahnarztpraxis/MVZ): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – die Prüfung ist Teil des Vertragsschlusses über die Testphase.
• Abgleich mit bestehenden und abgelehnten Registrierungen, Prüfung auf auffällige Begriffe, Zählung von Registrierungen je Anschluss (IP-Hash), optionale Prüfung der Website und der USt-IdNr. (beide derzeit ausgeschaltet): unser berechtigtes Interesse, Missbrauch, Betrug und das Ausforschen durch Wettbewerber zu verhindern und die Daten unserer Kunden zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; vgl. Erwägungsgrund 47 DSGVO). Dem können Sie widersprechen (Abschnitt 10).

6.5 Was nach der Entscheidung passiert

• Freigeschaltet: Die 14-tägige Testphase beginnt. Ihre Registrierungsangaben werden Teil Ihrer Kundendaten (siehe Datenschutzerklärung „dentime-App“).
• Abgelehnt oder nie bestätigt: Wir speichern Ihre Registrierungsangaben, das Prüfergebnis und unsere Entscheidung höchstens 6 Monate nach der Entscheidung bzw. nach der Registrierung, damit wir Rückfragen beantworten und Missbrauch erkennen können. Danach löschen wir sie einschließlich des Kontos. Um wiederholte missbräuchliche Registrierungen zu erkennen, behalten wir nach einer Ablehnung anschließend höchstens 12 Monate lang nur einen knappen Sperrvermerk (Praxisname, E-Mail-Domain, Grund der Ablehnung).

7. Empfänger

Ihre Daten erhalten innerhalb von dentime nur die Personen, die sie für die genannten Zwecke brauchen (Support und Freischaltung). Außerdem setzen wir folgende Dienstleister ein, die in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen handeln (Art. 28 DSGVO):

Schalten wir die Prüfung der USt-IdNr. ein (derzeit ausgeschaltet, Abschnitt 6.2), erhält die Europäische Kommission über VIES die Nummer und den Ländercode.

Darüber hinaus geben wir Ihre Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (zum Beispiel an Behörden) oder wenn es zur Durchsetzung unserer Rechte nötig ist (zum Beispiel an Rechtsberater). Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht für Werbung weiter.

8. Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Für die Website und die Registrierung übermitteln wir Ihre Daten nicht gezielt in Länder außerhalb der EU. Für die Apps und die Zahlung gilt die Datenschutzerklärung zur dentime-App. Alle oben genannten Dienstleister verarbeiten die Daten in Deutschland bzw. in der EU.

Amazon Web Services EMEA SARL gehört zum US-Konzern Amazon. Wir können deshalb nicht ausschließen, dass US-Stellen im Einzelfall Zugriff verlangen oder dass Amazon zu Wartungszwecken aus den USA auf Systeme zugreift. Für diesen Fall ist Amazon.com, Inc. (einschließlich Amazon Web Services, Inc.) unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die EU-Kommission hat dafür ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt (Angemessenheitsbeschluss vom 10.07.2023, Art. 45 DSGVO). Zusätzlich enthält der Auftragsverarbeitungsvertrag von AWS die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Sollte der Angemessenheitsbeschluss wegfallen, stützt sich eine Übermittlung auf diese Standardvertragsklauseln.

9. Übersicht: Wie lange wir speichern

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Klärung laufender Streitfälle können im Einzelfall eine längere Speicherung erfordern; die Daten werden dann gesperrt und nur noch dafür genutzt.

10. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft über die gespeicherten Daten und eine Kopie (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Pflicht zur Aufbewahrung besteht,
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit für Daten, die Sie uns für einen Vertrag bereitgestellt haben (Art. 20 DSGVO).

Für die Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an kontakt@dentime.de. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Damit keine Daten an Unbefugte gelangen, können wir Sie bitten, Ihre Identität nachzuweisen – bei Registrierungen in der Regel durch eine Antwort von der registrierten E-Mail-Adresse.

11. Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, wenn Sie meinen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzrecht verstößt (Art. 77 DSGVO). Das gilt insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Wir freuen uns, wenn Sie sich vorher an uns wenden (kontakt@dentime.de) – oft lässt sich eine Frage schnell klären.

12. Müssen Sie Daten angeben?

• Für den Besuch der Webseite müssen Sie keine Daten aktiv angeben. Die technischen Zugriffsdaten (Abschnitt 3) sind aber nötig, damit die Seite ausgeliefert werden kann.
• Eine E-Mail an uns ist freiwillig.
• Für die Registrierung sind die als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten erforderlich. Ohne sie können wir kein Konto anlegen und die Registrierung nicht prüfen; einen Vertrag über die Testphase können wir dann nicht schließen. Eine gesetzliche Pflicht zur Angabe besteht nicht.

13. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen, unter anderem durch verschlüsselte Übertragung (HTTPS), Speicherung von Passwörtern nur als Hash-Wert, Begrenzung von Anmelde- und Registrierungsversuchen und einen Server in Deutschland mit eingeschränktem Zugang.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unser Angebot, unsere Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Die Fassung, die Sie bei der Registrierung bestätigt haben, speichern wir mit Versionskennung.

Stand: 24.10.2026

Das Wichtigste in Kürze

dentime hat in der App zwei Rollen:

• Keine Werbung, kein Tracking, keine Analyse-Dienste, keine fremden Schriftarten. Die App nutzt nur Cookies und Browserspeicher, die für die Anmeldung und die Bedienung nötig sind (Teil E).
• Apps für iPhone und Android: Sie zeigen die Web-App app.dentime.de in einer eigenen App. Diese Datenschutzerklärung gilt für sie genauso. Kamera und Benachrichtigungen nutzt dentime nur, wenn Sie sie selbst einschalten (Teil D).
• Keine Standortdaten: Auch beim Stempeln per Handy oder im Homeoffice speichert dentime weder GPS-Position noch IP-Adresse.
• Server in Deutschland (netcup, Nürnberg).
• Konto löschen: wie es geht, steht auf der Seite Konto und Daten löschen.

Diese Datenschutzerklärung erreichen Sie in der App jederzeit über den Link „Datenschutz“ – auf der Anmeldeseite, bei der Registrierung und in der Navigation.

Teil A – Wer ist verantwortlich?

A.1 dentime

Hunnenkoenig, Inhaber Attila Roßburger, c/o IP-Management #12481, Ludwig-Erhard-Str. 18, 20459 Hamburg, Deutschland, Anbieter von dentime, E-Mail: kontakt@dentime.de – im Folgenden „dentime“ oder „wir“.

Datenschutzbeauftragte/r: Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Ansprechpartner für den Datenschutz ist Attila Roßburger, erreichbar unter kontakt@dentime.de.

A.2 Ihre Praxis

Für die Daten, die eine Praxis in dentime über ihre Beschäftigten führt, ist die Praxis (Zahnarztpraxis bzw. MVZ, bei der Sie arbeiten oder die Sie vertreten) der Verantwortliche. dentime verarbeitet diese Daten nur als Auftragsverarbeiter nach Weisung der Praxis (Art. 28 DSGVO). Näheres in Teil C.

Teil B – Verarbeitungen, für die dentime selbst verantwortlich ist

B.1 Registrierung und Freischaltung

Wie wir Registrierungen verarbeiten und vor der Freischaltung prüfen, beschreibt die Datenschutzerklärung für dentime.de, Abschnitte 5 und 6. Nach der Freischaltung gelten die folgenden Abschnitte.

B.2 Ihr Zugang: Konto, Anmeldung, E-Mails

Wer betroffen ist: alle Personen mit einem dentime-Login – Inhaber/innen, Verwaltung, Standortleitungen und Mitarbeitende mit persönlichem Zugang.

Daten:

• Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash-Wert mit scrypt und Zufallswert gespeichert, nie im Klartext), Zeitpunkt der Bestätigung der E-Mail-Adresse, Anlagedatum,
• Mitgliedschaften (zu welcher Praxis Sie mit welcher Grundrolle gehören),
• Anmeldesitzungen: ein Hash-Wert des Sitzungsschlüssels und das Ablaufdatum – ohne IP-Adresse und ohne Geräte- oder Browserangaben,
• Einmal-Schlüssel für E-Mail-Bestätigung (24 Stunden gültig), Passwort-Zurücksetzen (30 Minuten) und Einladungen (7 Tage), jeweils nur als Hash-Wert,
• Ihre Designeinstellungen (Farben/Theme) je Login.

Woher die Daten stammen (Art. 14 DSGVO): Haben Sie Ihren Zugang nicht selbst angelegt, hat Ihre Praxis Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse bei der Einladung bzw. beim Anlegen des Zugangs eingegeben.

Zwei-Faktor-Anmeldung: Eine Zwei-Faktor-Anmeldung ist vorhanden, derzeit aber nicht eingeschaltet.

E-Mails: Wir schicken nur E-Mails, die für Zugang, Vertrag und Support nötig sind, und den Inhaber/innen Mitteilungen zu dentime:

• Code bzw. Link zur Registrierung und Bestätigung der E-Mail-Adresse,
• Link zum Zurücksetzen des Passworts,
• Einladungen in eine Praxis,
• Bestätigung einer Änderung Ihrer E-Mail-Adresse,
• die Entscheidung über eine Registrierung,
• eine neue Antwort des Supports auf Ihre Anfrage (B.8),
• eine Bitte des Supports um Einsicht – an die Inhaber/innen und an Personen mit dem Recht „Einsicht für den Support freigeben“ bzw. im Support-Gespräch an die Person, die gefragt hat (B.8),
• den Hinweis an die Inhaber/innen, dass wir die Praxisdaten exportiert haben, mit dem Grund (B.5),
• Hinweise zu Testphase, Abo und Zahlung einschließlich Zahlungserinnerungen und Mahnungen (B.4),
• die Ankündigung einer Löschung und die Löschbestätigung,
• Rundschreiben und Pflichtmitteilungen an die Inhaber/innen (siehe unten).

Inhalte zu Zeiten, Abwesenheiten, Krankmeldungen oder Dienstplänen versenden wir nicht per E-Mail. Für den Versand nutzen wir Amazon SES (Region Frankfurt, siehe Teil F).

Rundschreiben und Pflichtmitteilungen: Den Inhaber/innen der Praxen schreiben wir gelegentlich zu dentime, zum Beispiel zu neuen Funktionen, Änderungen oder geplanten Wartungen. Dafür nutzen wir Name und E-Mail-Adresse der Inhaber/innen und den Status der Praxis (zum Beispiel Testphase oder Abo), nach dem wir die Empfänger auswählen; die E-Mails enthalten kein Zählpixel, und wir werten nicht aus, ob oder wann sie geöffnet werden. Ein Rundschreiben kann zusätzlich mit seinem Betreff als Hinweis in der Glocke von dentime erscheinen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, unsere Kunden über den Dienst zu informieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können Rundschreiben jederzeit widersprechen; eine Antwort auf ein Rundschreiben oder eine E-Mail an kontakt@dentime.de genügt, dann schicken wir Ihrer Praxis keine mehr. Pflichtmitteilungen – Mitteilungen, die wir nach dem Vertrag oder dem Gesetz machen müssen, zum Beispiel zu Änderungen der AGB, des Vertrags über die Auftragsverarbeitung oder der Unterauftragnehmer – erhalten die Inhaber/innen auch nach einem Widerspruch; dafür gilt dieselbe Rechtsgrundlage wie für die übrigen E-Mails zum Vertrag (unten).

Zweck und Rechtsgrundlage:

• Für Inhaber/innen und andere Vertreter der Praxis, die mit uns den Vertrag schließen: Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Handeln Sie für ein Unternehmen, das den Vertrag mit uns schließt (zum Beispiel eine Praxis-GmbH oder den Träger eines MVZ), und sind Sie nicht selbst Vertragspartner: unser berechtigtes Interesse, den Vertrag mit unserem Kunden anzubahnen und durchzuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Für Beschäftigte der Praxis, deren Zugang die Praxis eingerichtet hat: Hier verarbeiten wir die Kontodaten im Auftrag der Praxis (Teil C), weil der Zugang dazu dient, dentime in der Praxis zu nutzen. Soweit wir dieselben Daten zusätzlich für die Sicherheit der Plattform nutzen (Anmeldeschutz, Sitzungsverwaltung, Protokoll zu Konto-Ereignissen, B.6), tun wir das in eigener Verantwortung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Art. 32 DSGVO).

B.3 Vertrag mit der Praxis: Testphase, Lizenzen, Nur-Lesen-Modus

Daten: Name der Praxis, Anschrift der Standorte, Kontaktdaten der Inhaber/innen (Name, E-Mail), Status der Praxis (Testphase, aktiv, nur lesbar, gesperrt), Beginn und Ende der Testphase und etwaige Verlängerungen, Anzahl der freigegebenen Standorte, Anzahl der Mitglieder, Anfragen nach weiteren Standorten, Abo-Status und bezahlter Zeitraum.

Zweck: Durchführung des Vertrags über die Testphase und das Abo, zum Beispiel Freischalten weiterer Standorte, Beginn und Ende der Testphase, Umstellung in den Nur-Lesen-Modus nach Ablauf der Testphase oder nach Vertragsende.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit wir Ansprechpersonen einer Praxis verarbeiten, die nicht selbst Vertragspartner sind: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Kommunikation mit unserem Kunden).

Woher die Daten stammen (Art. 14 DSGVO): Daten von Ansprechpersonen, die sich nicht selbst registriert haben, stammen von der Praxis – aus ihren Angaben bei der Registrierung oder im Vertrag.

B.4 Abrechnung und Zahlung

Für die Bezahlung der Abos nutzen wir den Zahlungsdienst Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland). Bezahlt wird per Karte oder SEPA-Lastschrift.

Bezahlseite und Kundenportal von Stripe: Zum Bezahlen und zur Verwaltung des Abos (zum Beispiel Zahlungsart ändern, Rechnungen abrufen, kündigen) leitet dentime Sie auf Seiten von Stripe weiter. Auf diesen Seiten gilt die Datenschutzerklärung von Stripe (stripe.com/de/privacy), und Stripe setzt dort eigene Cookies, für die Stripe verantwortlich ist. In dentime selbst binden wir keine Stripe-Inhalte ein.

Daten: Name der Praxis bzw. Rechnungsempfänger, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse des Inhaber-Zugangs, USt-IdNr. (freiwillig), eine interne Kennung der Praxis, gebuchte Leistungen (zum Beispiel Standorte), Abo-Status, Zahlungsart und Zahlungsdaten. Kartendaten oder IBAN gibt der Kunde direkt bei Stripe ein; wir erhalten davon nur eine Kurzinfo (Kartenmarke und letzte vier Ziffern bzw. „SEPA“ mit den letzten vier Ziffern der IBAN), Stripe-Kunden- und Abo-Kennungen sowie Rechnungen.

Zweck und Rechtsgrundlage: Rechnungsstellung und Zahlungseinzug (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten, insbesondere Aufbewahrung von Rechnungen und Buchungsbelegen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO, § 14b UStG, § 257 HGB).

Rolle von Stripe: Stripe verarbeitet die Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten für unsere Abrechnung zum Teil als unser Auftragsverarbeiter und zum Teil in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten als Zahlungsdienstleister (zum Beispiel Geldwäscheprüfung). Für die Verarbeitung in eigener Verantwortung gilt die Datenschutzerklärung von Stripe (stripe.com/de/privacy). Mit den Daten, die Praxen in dentime über ihre Beschäftigten führen (Teil C), hat Stripe nichts zu tun.

E-Mails zu Testphase, Abo und Zahlung: Wir informieren die Inhaber/innen per E-Mail über das Ende der Testphase, den Stand des Abos, Zahlungen, fehlgeschlagene Zahlungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen (Versand über Amazon SES, Teil F). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Grund der Kündigung (freiwillig): Wenn Sie kündigen, können Sie uns freiwillig einen Grund nennen (Freitext, höchstens 300 Zeichen). Wir speichern ihn mit den Vertragsdaten der Praxis. Kündigen Sie über das Kundenportal von Stripe, geben wir den Grund als Kommentar zur Kündigung an Stripe weiter. Wir nutzen ihn, um dentime zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Speicherdauer: wie die Kundendaten der Praxis (Teil G). Bitte schreiben Sie dort keine Namen von Beschäftigten und keine Gesundheitsdaten hinein.

Drittland: Stripe kann Daten an die Stripe, Inc. in den USA übermitteln. Stripe, Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO); ergänzend gelten Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Sollte der Angemessenheitsbeschluss wegfallen, stützt sich die Übermittlung auf diese Standardvertragsklauseln.

Käufe über den App Store oder Google Play gibt es bei dentime nicht.

B.5 Betreiberbereich (Kundenverwaltung)

In unserem internen Betreiberbereich sehen wir zu jeder Praxis: Praxisname, Anlagedatum, Status, Anzahl der Mitglieder, Name und E-Mail der Inhaber/innen, die Registrierungsangaben, Standortfreigaben und die Testphase. Dort treffen wir Entscheidungen wie Freischalten, Sperren (mit Grund), Testphase verlängern oder weitere Standorte freigeben. Jede Entscheidung wird mit Zeitpunkt, handelnder Person und Grund protokolliert. Außerdem sehen wir dort, ob und in welcher Fassung die Praxis AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag bestätigt hat, und können das Vertragsende mit anschließender Löschung der Praxis planen.

Inhalte Ihrer Praxis – Personen, Zeiten, Dienstpläne, Abwesenheiten, Krankmeldungen, Profile – werden im Betreiberbereich nicht angezeigt. Ohne Freigabe der Praxis sehen wir nur die Vertragsdaten oben und Nutzungszahlen (nur Zählwerte, zum Beispiel wie viele Zugänge und Standorte es gibt). Es gibt keine Funktion, mit der wir uns „als Praxis“ oder als Nutzer anmelden könnten; unsere eigenen Konten sind nie Mitglied einer Praxis. Auf Inhalte der Praxis greifen wir nur mit einer Einsicht zu, die die Praxis freigibt (B.8).

Export durch dentime: Einen Export der Praxisdaten erstellen wir nur im Auftrag der Praxis (zum Beispiel zur Rückgabe bei Vertragsende oder auf ihre Weisung). Ohne Freigabe enthält er keine Gesundheitsdaten – keine Einzelheiten zu Krankmeldungen, keine Bescheinigungen, keine Schutzprofile; bei Abwesenheiten bleiben nur Art und Zeitraum. Vollständig, also mit diesen Angaben, ist ein Export nur, solange eine Einsicht freigegeben ist. Jeder Export wird protokolliert und den Inhaber/innen der Praxis in dentime mit Grund angezeigt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Missbrauchsschutz, Nachweis unserer Entscheidungen).

B.6 Sicherheit der Plattform und Protokolle

Um dentime vor Angriffen und Missbrauch zu schützen, verarbeiten wir:

• IP-Adressen nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher, um die Zahl der Anfragen zu begrenzen (zum Beispiel höchstens 5 Anmeldeversuche pro Minute, 60 Änderungen pro Minute, 10 Registrierungen pro Stunde je Anschluss). Diese Werte werden nicht dauerhaft gespeichert; abgelaufene Einträge werden jede Minute entfernt, spätestens bei einem Neustart.
• Anmeldeversuche: einen Hash-Wert aus E-Mail-Adresse bzw. Benutzer und IP-Adresse mit einem Zähler. Er wird nach etwa einer Minute gelöscht.
• Technische Fehlerprotokolle des Servers: feste Fehlertexte ohne IP-Adressen, E-Mail-Adressen oder Inhalte; sie werden rollierend überschrieben (höchstens 3 × 10 MB je Dienst). Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen führt unser Webserver nicht.
• Plattformprotokoll: Ereignisse zu Konten und Praxen – zum Beispiel Registrierung, Freischaltung, Einladung, Änderung einer Mitgliedschaft, Entfernen eines Zugangs, Setzen eines Passworts, Sperre oder Standortfreigabe – jeweils mit Zeitpunkt und handelnder Person, ohne IP-Adresse.

Zweck und Rechtsgrundlage: Sicherheit und Verfügbarkeit von dentime, Abwehr von Angriffen, Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Vorgänge. Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und unsere Pflicht zur Datensicherheit (Art. 32 DSGVO).

Speicherdauer Plattformprotokoll: Sicherheitsereignisse (zum Beispiel Passwort-Anfragen, Einladungen, Bestätigungen) löschen wir nach 12 Monaten, abgelaufene Sitzungen und Einmal-Schlüssel sofort. Einträge, die den Vertragsstand einer Praxis belegen (Registrierung, Freischaltung, Abo, Standorte, Zustimmungen zu AGB und AVV), bewahren wir bis zur Löschung der Praxis auf; danach bleibt nur eine Löschbestätigung ohne Personendaten (3 Jahre).

B.7 Datensicherung

Wir sichern die gesamte Datenbank täglich und vor jedem Update. Die Sicherungen enthalten auch die Daten der Praxen (Teil C) und dienen nur der Wiederherstellung nach einem Fehler oder Ausfall. Die Sicherungen liegen verschlüsselt auf unserem Server bei der netcup GmbH in Deutschland; den Schlüssel zum Entschlüsseln verwahren wir getrennt. Wir löschen Sicherungen nach 30 Tagen; gelöschte Daten sind damit spätestens 30 Tage nach ihrer Löschung auch aus den Sicherungen entfernt.

Datensicherung außer Haus: Vorbereitet ist zusätzlich eine Kopie außerhalb unseres Servers. Sobald sie eingerichtet ist, kopieren wir die bereits verschlüsselten Sicherungen täglich in einen Speicher (Storage Box) der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Hetzner kann die Dateien nicht lesen, denn der Schlüssel zum Entschlüsseln liegt weder bei Hetzner noch auf unserem Server. Auch dort löschen wir die Kopien nach 30 Tagen.

B.8 Support

Per E-Mail oder Kontaktformular: Wenn Sie uns an kontakt@dentime.de oder über das Kontaktformular unter app.dentime.de/kontakt schreiben, verarbeiten wir Ihre Nachricht, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die Praxis und – falls Sie sie beifügen – Screenshots.

In der App: Inhaber/innen und die Verwaltung können uns über die Hilfe in dentime eine Anfrage schicken. Wir verarbeiten dabei Thema, Text, Anhänge, die Seite in dentime, auf der Sie gerade waren, die Kennung Ihres Browsers (damit wir Fehler nachvollziehen können), Ihren Namen, Ihre Praxis und den Verlauf mit unseren Antworten. Ihre Anfragen sieht in der Praxis niemand außer Ihnen – es sei denn, Sie teilen eine Anfrage mit der Inhaberin oder dem Inhaber. Ihre Anfrage und unsere Antworten sehen Sie in dentime; eine neue Antwort meldet dentime Ihnen zusätzlich per E-Mail (B.2) und, wenn Sie es eingeschaltet haben, mit einer Benachrichtigung (D.2).

Einsicht für den Support: In die Inhalte einer Praxis sehen wir nur, wenn die Praxis es ausdrücklich erlaubt. Erlauben können nur die Inhaberin oder der Inhaber und Personen, denen die Praxis das Recht „Einsicht für den Support freigeben“ gegeben hat – im Support-Chat oder indem sie eine Bitte des dentime-Supports um Einsicht in dentime annimmt. Die Einsicht gilt für 1, 3 oder 7 Tage und lässt sich jederzeit vorzeitig beenden.

• Bitte um Einsicht: Bitten wir um Einsicht (zum Beispiel nach einem Anruf), nennen wir den Grund und die gewünschte Dauer. Die Inhaber/innen und die Personen mit dem Recht „Einsicht für den Support freigeben“ sehen die Bitte als Fenster in dentime und in der Glocke und erhalten dazu eine E-Mail (B.2) und, wenn eingeschaltet, eine Benachrichtigung (D.2). Damit die Bitte sofort erscheint, hält dentime bei diesen Personen eine Verbindung zum Server offen, solange dentime geöffnet und sichtbar ist. Über diese Verbindung meldet der Server nur, dass sich etwas geändert hat – ohne Inhalt und ohne Namen; dazu wird nichts gespeichert. Ohne Antwort endet die Bitte nach 24 Stunden.
• Solange die Einsicht läuft, dürfen wir für die Anfrage alle Daten der Praxis ansehen, auch Krankmeldungen und Bescheinigungen, und einen vollständigen Export erstellen. Wir ändern dabei keine Daten und sehen uns nur an, was wir für die Anfrage brauchen.
• Ohne Einsicht sehen wir nur Vertragsdaten und Nutzungszahlen (B.5); ein Export durch uns enthält dann keine Gesundheitsdaten.
• Jede Bitte, jede Einsicht und jeder Zugriff werden protokolliert und sind für die Praxis in dentime sichtbar. Diese Nachweise löschen wir mit dem Support-Gespräch, zu dem sie gehören (3 Monate nach seiner letzten Nachricht), bei einer Bitte ohne Support-Gespräch 3 Monate nach ihrem letzten Eintrag – nie während einer laufenden Einsicht (Vertrag über die Auftragsverarbeitung, Anlage 1 Nr. 6).

Dabei handeln wir im Auftrag der Praxis (Teil C).

Ideen und Wünsche: Über die Hilfe können alle Nutzer uns Ideen schicken. Wir sehen dazu den Text, den Bereich und die Seite in dentime sowie Praxis und Rolle der Person, die die Idee geschickt hat, damit wir antworten und den Stand anzeigen können. Die Ideenliste führen wir in eigener Verantwortung (Vertrag über die Auftragsverarbeitung § 1 Abs. 3 lit. g).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Unterstützung im Rahmen des Vertrags) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen und Verbesserung von dentime).

Bitte schicken Sie uns keine Gesundheitsdaten und möglichst keine Namen von Beschäftigten. Wenn Sie uns für die Fehlersuche Daten Ihrer Praxis zeigen, handeln wir dabei im Auftrag Ihrer Praxis (Teil C).

Speicherdauer: Support-Anfragen 3 Monate nach der letzten Nachricht, Ideen und Wünsche 12 Monate; soweit eine Anfrage steuerlich relevante Unterlagen betrifft, so lange, wie das Gesetz es verlangt (§ 147 AO).

B.9 Hilfe „Denti“

Denti ist die Hilfe in dentime. Denti findet zu Ihrer Frage die passende Anleitung aus festen Hilfetexten und führt Sie Schritt für Schritt durch die App. Denti arbeitet nach festen Regeln und ohne KI-Dienst eines anderen Anbieters. Denti liest dafür keine Daten Ihrer Praxis aus und trifft keine Entscheidungen.

Ein KI-Assistent ist geplant. Wir setzen ihn erst ein, nachdem wir gesondert darüber informiert haben, und nur, wenn er eingeschaltet wird.

• Fragen, die Denti versteht, beantwortet Denti direkt auf Ihrem Gerät. An uns geht dann nur ein Zähler, wie oft Denti geantwortet hat – getrennt nach Nutzergruppe (Mitarbeitende, Verwaltung, Inhaber/innen), ohne die Frage.
• Fragen, die Denti nicht sicher versteht, werden an unseren Server übertragen, um eine passende Anleitung zu finden.
• Lernliste: Fragen, die Denti nicht versteht, und Antworten, die Sie mit „Daumen runter“ bewerten, nehmen wir in eine Liste auf, um die Hilfe zu verbessern. Vorher entfernen wir aus dem Text Namen von Personen, Datumsangaben, Uhrzeiten, Zahlen, E-Mail-Adressen, Telefon- und Kontonummern sowie Wörter, die auf Gesundheitsdaten hindeuten. Gespeichert werden nur dieser bereinigte Text (höchstens 300 Zeichen), der ebenso bereinigte kurze Zusammenhang (die Frage davor und Dentis vorige Antwort oder Rückfrage) und der Name des Bildschirms, auf dem gefragt wurde (zum Beispiel „Mein Bereich › Zeiten“), ob Denti die Frage nicht verstanden hat oder die Antwort mit „Daumen runter“ bewertet wurde, die Nutzergruppe, passende Themen, wie oft die Frage vorkam, und die Zeitpunkte. Nicht gespeichert werden die Praxis und die Person – die Einträge lassen sich niemandem zuordnen. Die Lernliste führen wir in eigener Verantwortung, nicht im Auftrag der Praxis (Vertrag über die Auftragsverarbeitung § 1 Abs. 3 lit. f).
• Speicherdauer: Einträge der Lernliste löschen wir automatisch spätestens 90 Tage, nachdem die Frage zuletzt gestellt wurde; oft schon früher, wenn wir die Frage einem Thema zugeordnet haben. Ordnen wir eine Frage einem Thema zu, prüfen wir den Satz vorher von Hand und entfernen verbliebene Namen oder Gesundheitsangaben; nur dieser geprüfte Satz ohne Bezug zu einer Person wird danach von Denti in allen Praxen zum Erkennen ähnlicher Fragen genutzt.

Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an einer verständlichen Hilfe (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

B.10 Nachweise zu Vertragsdokumenten

Wir speichern, welche Fassung der AGB und des Vertrags über die Auftragsverarbeitung (AVV) wer für welche Praxis wann angenommen hat und welche Fassung der Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen wurde (keine Einwilligung). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO (Nachweis des Vertragsschlusses; Art. 28 Abs. 9 DSGVO) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und unsere Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Speicherdauer: bis zur Löschung der Praxis bzw. bis zum Ende der Verjährungsfrist für Ansprüche aus dem Vertrag.

Teil C – Daten, die dentime im Auftrag Ihrer Praxis verarbeitet

C.1 Worum es geht

Praxen nutzen dentime für Zeiterfassung, Dienstplanung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Offene Aufgaben, Auswertungen und den Export an das Lohnbüro. Dabei verarbeitet dentime im Auftrag der Praxis unter anderem:

• Stammdaten der Beschäftigten (Name, Einsatzbereich, Standort, Vertragsdaten wie Arbeitszeitmodell und Urlaubsanspruch) und freiwillige oder zusätzliche Profilangaben (zum Beispiel Profilbild, Geburtsdatum, private Kontaktdaten, Notfallkontakte, Qualifikationen, Ausbildung),
• Arbeitszeiten (Beginn, Ende, Pausen, Korrekturen, Quelle der Buchung),
• Dienstpläne, Vertretungen und Einsätze an anderen Standorten,
• Urlaub, Fortbildung und andere Abwesenheiten,
• Krankmeldungen (Zeitraum, Nachweisstatus, Bewertung der Entgeltfortzahlung, gegebenenfalls eine hochgeladene oder fotografierte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – ohne Diagnose) und Arbeitszeit-Schutzprofile (zum Beispiel bei Schwangerschaft, Stillzeit oder Minderjährigkeit). Das sind zum Teil Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO), die besonders geschützt sind,
• Protokolle über Änderungen in der Praxis, Terminal- und Handy-Kopplungen, Benachrichtigungen in der App und auf dem Handy (Teil D), Ankündigungen der Praxis.

Patientendaten verarbeitet dentime nicht; es gibt dafür keine Felder.

C.2 Wer verantwortlich ist und wen Sie fragen

Verantwortlich für diese Daten ist die Praxis. Sie entscheidet, welche Funktionen sie nutzt (zum Beispiel ob Stempeln per Handy erlaubt ist), wer welche Daten sehen darf und wie lange Daten aufbewahrt werden. Die Praxis informiert ihre Beschäftigten selbst über die Datenverarbeitung (Art. 13 DSGVO).

dentime verarbeitet diese Daten nur nach Weisung der Praxis auf Grundlage eines Vertrags über die Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) und nutzt sie nicht für eigene Zwecke – nicht für Werbung, nicht für Auswertungen über Beschäftigte und nicht zum Training von KI.

Wenn Sie als Beschäftigte oder Beschäftigter Fragen haben oder Ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung usw.) ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an Ihre Praxis. Wenn Sie uns schreiben, leiten wir Ihre Anfrage an die Praxis weiter und unterstützen die Praxis bei der Beantwortung.

C.3 Unterauftragnehmer

Für die Verarbeitung im Auftrag setzen wir mit Zustimmung der Praxis folgende Unterauftragnehmer ein (die verbindliche Liste steht in Anlage 3 des Vertrags über die Auftragsverarbeitung):

Über neue oder geänderte Unterauftragnehmer informieren wir die Praxen mindestens 14 Tage vorher; die Praxis kann nach den Regeln des Vertrags über die Auftragsverarbeitung widersprechen oder auch früher zustimmen.

Teil D – Apps für iPhone und Android, Benachrichtigungen und Kamera

D.1 Die Apps

dentime gibt es auch als App „dentime“ für das iPhone (im App Store von Apple) und für Android (bei Google Play). Anbieter der Apps ist Hunnenkoenig (Teil A). Die Apps zeigen die Web-App app.dentime.de: Es gelten dieselben Funktionen, Rechte und Daten wie im Browser, und diese Datenschutzerklärung gilt für die Apps genauso.

• iPhone-App: Sie zeigt app.dentime.de in einer Ansicht von iOS. Cookies und Browserspeicher (Teil E) liegen im Speicher der App auf Ihrem iPhone und werden entfernt, wenn Sie die App löschen. Zusätzlich nutzt die App Mitteilungen über Apple (D.2), die Kamera (D.3) und kurze Vibrationen als Rückmeldung (D.4).
• Android-App: eine eigene App, die app.dentime.de in einer in die App eingebauten Ansicht (WebView) zeigt. Cookies und Browserspeicher (Teil E) liegen im Speicher der App auf Ihrem Gerät und werden entfernt, wenn Sie die App löschen. Benachrichtigungen kommen über Firebase Cloud Messaging von Google (D.2).

In den Apps stecken keine Bausteine für Werbung, Analyse oder Absturzberichte. Die Android-App nutzt ausschließlich für Benachrichtigungen den Baustein Firebase Cloud Messaging von Google; weitere Firebase-Dienste wie Analyse (Analytics) oder Absturzberichte (Crashlytics) setzen wir nicht ein. Die Apps greifen nicht auf Ihren Standort, Ihre Kontakte, Ihren Kalender oder Ihr Mikrofon zu.

Download über App Store und Google Play: Wenn Sie eine App laden, verarbeiten Apple bzw. Google Daten wie Ihre Apple-ID bzw. Ihr Google-Konto, Angaben zu Ihrem Gerät und den Zeitpunkt des Downloads. Dafür sind Apple bzw. Google selbst verantwortlich; es gelten deren Bedingungen und Datenschutzerklärungen (Apple: www.apple.com/de/legal/privacy/, Google: policies.google.com/privacy). Von Apple und Google erfahren wir nicht, wer eine App geladen hat. Als Anbieter der App erhalten wir zusammengefasste Zahlen (zum Beispiel die Anzahl der Downloads) und – nur wenn Sie das in den Einstellungen Ihres Geräts erlaubt haben – technische Absturzberichte ohne Namen und ohne dentime-Konto. Diese nutzen wir nur, um Fehler zu beheben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bewertungen, die Sie im Store schreiben, sehen wir mit dem Namen, den Sie dort angeben.

D.2 Benachrichtigungen aufs Handy

dentime kann Sie auf dem Handy oder im Browser benachrichtigen – zum Beispiel wenn ein Dienstplan veröffentlicht oder geändert wurde, ein Antrag beantwortet ist oder Ihr Dienst noch offen ist; die Verwaltung zum Beispiel, wenn ein Antrag auf eine Entscheidung wartet. Benachrichtigungen bekommen Sie nur, wenn Ihre Praxis sie nutzt und Sie sie auf dem jeweiligen Gerät selbst erlauben: dentime fragt erst, wenn Sie „Benachrichtigungen erlauben“ antippen; danach fragt Ihr Gerät bzw. Ihr Browser um Erlaubnis.

Was wir dafür speichern:

• im Browser (Web Push): die Adresse, unter der der Push-Dienst Ihres Browsers das Gerät erreicht, und zwei Schlüssel, mit denen wir den Inhalt für Ihr Gerät verschlüsseln,
• in der iPhone-App: die Gerätekennung (Device Token), die Apple für dentime auf Ihrem iPhone vergibt,
• in der Android-App: das Registrierungs-Token von Firebase Cloud Messaging, über das Google die Benachrichtigung an Ihr Gerät zustellt. Dafür legt der Firebase-Baustein auf Ihrem Gerät außerdem eine Firebase-Installations-ID an,
• zu jedem Gerät: zu welchem Login und welcher Person der Praxis es gehört, eine grobe Geräteart (iPhone/iPad, Android, Windows, Mac oder Browser – aus der Browserkennung abgeleitet, keine weiteren Geräteangaben), wann es angemeldet und zuletzt genutzt wurde und ob die letzte Zustellung geklappt hat; höchstens 10 Geräte je Login,
• Ihre Einstellungen (welche Benachrichtigungen Sie möchten, Ihre Ruhezeit) und die Ruhezeit der Praxis,
• Benachrichtigungen, die noch auf die Zustellung warten.

Keine Werbe-ID, kein Standort, keine Telefonnummer.

Was in einer Benachrichtigung steht: Die Texte stammen aus festen Vorlagen. Sie enthalten keine Gesundheitsdaten, keine Diagnosen und keine Abwesenheitsgründe – eine Krankmeldung erscheint für die Verwaltung nur als „Neue Abwesenheitsmeldung“.

• In der iPhone- und der Android-App sind die Texte neutral: Sie enthalten keine Namen und keine Gesundheitsdaten.
• Im Browser (Web Push) können Benachrichtigungen für die Verwaltung einen Namen nennen, zum Beispiel wer heute fehlt (nur der Vorname, ohne Grund), wer heute Geburtstag hat (nur wenn die Person eingewilligt hat) oder wessen letzter Arbeitstag bevorsteht. Den Text einer Ankündigung übernimmt dentime dort nur, wenn er keine Hinweise auf Gesundheitsdaten enthält; sonst heißt es nur „Ihre Praxis hat eine neue Ankündigung veröffentlicht.“

Alle Einzelheiten sehen Sie erst in dentime.

Wann: In der Ruhezeit schickt dentime nichts aufs Gerät, sondern sammelt die Benachrichtigungen und stellt sie danach zusammengefasst zu. Die Ruhezeit legt die Praxis fest (voreingestellt: 19 bis 7 Uhr und am Wochenende ganztags); Sie können eine eigene Ruhezeit oder keine wählen. Hinweise, die nach der Ruhezeit nicht mehr stimmen (zum Beispiel „Dienst noch offen“ oder „Geburtstag heute“), verfallen. Tägliche Hinweise für die Verwaltung kommen frühestens ab 7 Uhr.

Wer die Benachrichtigung zustellt: Zustellen kann eine Benachrichtigung nur der Push-Dienst, den der Hersteller Ihres Browsers oder Betriebssystems betreibt:

• Browser: der Push-Dienst Ihres Browsers, zum Beispiel von Google (Chrome), Mozilla (Firefox), Apple (Safari) oder Microsoft (Edge). Nur hier verschlüsseln wir den Inhalt Ende-zu-Ende, sodass nur Ihr Gerät ihn lesen kann (Web Push nach RFC 8291). Der Push-Dienst sieht nur die Geräteadresse, den Zeitpunkt und die Größe der Nachricht, nicht den Text.
• iPhone-App: der Apple Push Notification service (APNs). Anbieter ist für die EU die Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland; sie handelt dabei als unser Unterauftragnehmer (C.3). Apple erhält die Gerätekennung sowie Titel und Text der Benachrichtigung und stellt sie auf Ihrem iPhone zu. Die Übertragung an Apple ist verschlüsselt (TLS); den neutralen Text kann Apple lesen.
• Android-App: Firebase Cloud Messaging (FCM) von Google. Anbieter ist für den Europäischen Wirtschaftsraum die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; sie handelt dabei als unser Unterauftragnehmer (C.3). Google erhält das Registrierungs-Token sowie Titel und Text der Benachrichtigung und stellt sie auf Ihrem Gerät zu. Technisch bedingt erhält Google außerdem die IP-Adresse Ihres Geräts und Angaben zur Installation der App (zum Beispiel die Firebase-Installations-ID). Die Übertragung an Google ist verschlüsselt (TLS); den neutralen Text kann Google lesen. Grundlage sind die Firebase-Bedingungen zur Datenverarbeitung und Datensicherheit (Firebase Data Processing and Security Terms) mit Standardvertragsklauseln (Teil F).

Für die Push-Dienste gelten außerdem die Datenschutzhinweise der Hersteller. Zu Übermittlungen in die USA siehe Teil F.

So schalten Sie Benachrichtigungen aus: in dentime im Profilmenü unter „Benachrichtigungen aufs Handy“ – dort wählen Sie einzelne Arten ab, ändern die Ruhezeit oder tippen „Auf diesem Gerät ausschalten“. Oder Sie entziehen die Erlaubnis in den Einstellungen Ihres Geräts bzw. Browsers.

Wann wir die Daten löschen: Die Geräteadresse, die Gerätekennung von Apple bzw. das Registrierungs-Token von Firebase Cloud Messaging löschen wir, wenn Sie Benachrichtigungen auf dem Gerät ausschalten, wenn Sie sich auf dem Gerät abmelden, wenn der Push-Dienst meldet, dass sie nicht mehr gültig ist (zum Beispiel nach dem Löschen der App oder wenn Sie die Erlaubnis entzogen haben), wenn Ihr Zugang zur Praxis endet oder Ihre Person gelöscht wird – und spätestens 60 Tage, nachdem Sie dentime auf dem Gerät zuletzt geöffnet haben. Zugestellte Benachrichtigungen löschen wir 7 Tage nach dem Versand aus der Warteschlange, nicht zugestellte spätestens nach 14 Tagen. Die Firebase-Installations-ID und das Registrierungs-Token auf Ihrem Gerät werden entfernt, wenn Sie die App löschen.

Rolle und Rechtsgrundlage: Benachrichtigungen sind eine Funktion von dentime, wie Ihre Praxis es nutzt. Die Daten dafür verarbeiten wir deshalb im Auftrag Ihrer Praxis (Teil C). Das Speichern der Push-Anmeldung auf Ihrem Gerät (in der Android-App einschließlich Registrierungs-Token und Firebase-Installations-ID) ist für die Benachrichtigungen, die Sie ausdrücklich einschalten, unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

D.3 Kamera

dentime nutzt die Kamera nur, wenn Sie selbst eine dieser Funktionen antippen. Beim ersten Mal fragt Ihr Gerät bzw. Ihr Browser um Erlaubnis; Sie können sie jederzeit in den Einstellungen entziehen.

• QR-Code am Terminal scannen: Das Kamerabild wird nur auf Ihrem Gerät ausgewertet, um den Code zu lesen. Übertragen wird nur der Inhalt des Codes, kein Bild. Die Kamera geht aus, sobald der Code erkannt ist, Sie das Fenster schließen oder die App verlassen. Statt zu scannen, können Sie den Code auch fotografieren; dieses Foto wird ebenfalls nur auf dem Gerät gelesen.
• Bescheinigung fotografieren („Foto aufnehmen“ bei einer Krankmeldung oder wenn Sie eine Bescheinigung nachreichen): Das Foto wird als Anhang Ihres Antrags an dentime übertragen und mit dem Antrag in Ihrer Praxis gespeichert (Teil C). Sehen können es nur Personen, denen die Praxis das Recht dafür gegeben hat. Bitte fotografieren Sie keine Diagnose mit.

Die Fotos nutzen wir nur für diesen Zweck. dentime nimmt nichts im Hintergrund auf, speichert keine Videos und greift nicht auf Ihre Fotomediathek zu; wählen Sie dort selbst eine Datei aus, erhält dentime nur diese. Ohne Kamera können Sie am Terminal per PIN stempeln und eine Bescheinigung als Datei hochladen.

D.4 Vibration

Die iPhone-App gibt bei einzelnen Bedienschritten eine kurze Vibration als Rückmeldung. Dabei werden keine Daten erhoben.

Teil E – Cookies und Speicher im Browser

E.1 Grundsatz

Die App verwendet nur Cookies und Browserspeicher, die technisch nötig sind, damit Sie sich anmelden und die App so nutzen können, wie Sie es ausdrücklich wünschen. Dafür ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich. Wir setzen keine Cookies für Werbung, Statistik oder Reichweitenmessung und binden keine Dienste Dritter in die Seiten ein (keine Analyse, keine fremden Schriftarten, keine Inhalte aus fremden Netzwerken). Eine Cookie-Abfrage gibt es deshalb nicht. In den Apps gilt dasselbe: Cookies und Speicher liegen im Speicher der jeweiligen App (D.1). Die Android-App enthält zusätzlich nur für Benachrichtigungen den Baustein Firebase Cloud Messaging (D.2). Auf den Bezahl- und Kundenportalseiten von Stripe, auf die wir Sie weiterleiten, setzt Stripe eigene Cookies (B.4).

Soweit Cookies oder Einträge personenbezogene Daten enthalten, verarbeiten wir diese zur Bereitstellung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber Kunden; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. im Auftrag der Praxis).

E.2 Cookies

In der Datenbank speichern wir zu Sitzungs-, Handy- und Terminal-Cookies nur einen Hash-Wert, nie den Schlüssel selbst. Beim Abmelden wird die Sitzung gelöscht; nach einer Passwortänderung werden alle Sitzungen beendet.

E.3 Speicher im Browser (localStorage, sessionStorage, IndexedDB)

Wichtig bei gemeinsam genutzten Geräten: Die Entwürfe können personenbezogene Angaben enthalten, im Einzelfall auch sensible Angaben (zum Beispiel zu einem Mutterschutz-Profil). Melden Sie sich an gemeinsam genutzten Computern nach der Arbeit ab und verwenden Sie für dentime ein eigenes Browserprofil. Sie können alle Einträge jederzeit über die Browsereinstellungen („Websitedaten löschen“) entfernen.

Teil F – Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Empfänger (für Teil B): Innerhalb von dentime erhalten nur die Personen Zugriff, die ihn für Betrieb, Support, Abrechnung oder Freischaltung benötigen. Als Auftragsverarbeiter setzen wir ein:

• netcup GmbH, Karlsruhe – Server in Nürnberg, Deutschland,
• Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg – E-Mail-Versand über Amazon SES, Region Frankfurt,
• STRATO GmbH, Berlin – E-Mail-Postfächer kontakt@dentime.de und noreply@dentime.de (Deutschland),
• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen – Datensicherung außer Haus, nur verschlüsselte Sicherungskopien (Deutschland; ab Einrichtung, B.7),
• Stripe Payments Europe, Limited, Dublin – Zahlungsabwicklung, Bezahlseite und Kundenportal, bei Kündigung über das Kundenportal auch ein freiwillig angegebener Kündigungsgrund (teils Auftragsverarbeiter, teils eigener Verantwortlicher, B.4),
• eine Steuerberatung, sofern beauftragt – für Rechnungen und Buchungsbelege.

Empfänger bei Apps und Benachrichtigungen (Teil D): bei der iPhone-App Apple (Apple Distribution International Ltd., Cork, Irland; APNs) und bei der Android-App Google (Google Ireland Limited, Dublin, Irland; Firebase Cloud Messaging, auf Grundlage der Firebase-Bedingungen zur Datenverarbeitung und Datensicherheit), jeweils als Unterauftragnehmer im Auftrag der Praxis (C.3); die Push-Dienste der Hersteller Ihres Browsers für Benachrichtigungen im Browser; Apple und Google als Betreiber von App Store und Google Play in eigener Verantwortung.

Behörden, Gerichte oder Rechtsberater erhalten Daten nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder es zur Durchsetzung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen nötig ist.

Drittländer: Wir verarbeiten die Daten in Deutschland bzw. der EU. Amazon Web Services und Stripe gehören zu US-Konzernen; eine Übermittlung in die USA ist dort im Einzelfall möglich (zum Beispiel für Support oder auf behördliche Anordnung). Die US-Muttergesellschaften – Amazon.com, Inc. (einschließlich Amazon Web Services, Inc.) und Stripe, Inc. – sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt hat (Art. 45 DSGVO); zusätzlich sind Standardvertragsklauseln vereinbart (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Auch die Push-Dienste und App-Stores werden zum Teil von Unternehmen in den USA betrieben (insbesondere Apple Inc., Google LLC und Microsoft Corporation); Apple und Google können die Daten für die Zustellung von Benachrichtigungen in den Apps auch in den USA verarbeiten. Diese Unternehmen sind ebenfalls unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Für Firebase Cloud Messaging gelten zusätzlich die Standardvertragsklauseln in den Firebase-Bedingungen zur Datenverarbeitung und Datensicherheit (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Sollte der Angemessenheitsbeschluss für das EU-US Data Privacy Framework wegfallen, stützen sich die Übermittlungen auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, die die Anbieter vorsehen (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Teil G – Wie lange wir speichern

Für die Daten der Praxis (Teil C) bestimmt die Praxis die Aufbewahrungsfristen. Als Orientierung zeigt dentime ihr eine unverbindliche Übersicht gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (keine Rechtsberatung). dentime löscht Praxisdaten nicht von sich aus, außer nach Einstellungen, die die Praxis in dentime selbst wählt. Gelöscht wird auf Weisung der Praxis – in dentime selbst, soweit dafür Funktionen bestehen, oder auf Anforderung an dentime (zum Beispiel alle Daten einer ausgeschiedenen Person oder Daten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist). Wie lange die Praxis welche Daten aufbewahrt, erfahren Beschäftigte aus den Datenschutzhinweisen ihrer Praxis. Ausgenommen sind Support-Gespräche und die Nachweise einer Einsicht des Supports (B.8), technische Daten für Benachrichtigungen (D.2) und Inhalte der E-Mail-Warteschlange; sie löschen wir nach festen Fristen (B.8, Tabelle unten und D.2). Nach Vertragsende kann die Praxis ihre Daten 30 Tage lang abrufen und als Gesamtexport (ZIP) herunterladen. Mit Ablauf dieses Datenabrufzeitraums, spätestens 14 Tage danach, löschen wir sie, kündigen das vorher per E-Mail an und bestätigen die Löschung. Aus den Datensicherungen verschwinden gelöschte Daten spätestens 30 Tage nach ihrer Löschung (siehe B.7, AGB § 14 und Vertrag über die Auftragsverarbeitung § 12). Bucht eine Praxis nach der Testphase keinen Tarif, gilt dasselbe ab dem Ende der Testphase.

Für die Daten in unserer eigenen Verantwortung (Teil B):

Nach Ablauf der Fristen löschen wir die Daten oder anonymisieren sie. Muss etwas wegen einer gesetzlichen Pflicht länger aufbewahrt werden, sperren wir es für jede andere Nutzung.

Teil H – Ihre Rechte

Für die Verarbeitungen in Teil B können Sie gegenüber dentime folgende Rechte geltend machen: Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Für die Daten in Teil C richten Sie Ihr Anliegen bitte an Ihre Praxis; wir unterstützen sie dabei.

Konto und Daten löschen: Beschäftigte beantragen die Löschung ihres Zugangs in der App oder bei ihrer Praxis; die Praxis entscheidet, welche Daten sie als Arbeitgeber noch aufbewahren muss. Inhaber/innen beantragen die Löschung der ganzen Praxis in der App oder per E-Mail an kontakt@dentime.de. Alle Schritte, was gelöscht wird und wie lange es dauert, stehen auf der Seite Konto und Daten löschen. Wenn Sie nur die App von Ihrem Gerät löschen, bleibt Ihr Zugang bestehen.

Kontakt: kontakt@dentime.de. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Monats.

Beschwerde: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Automatisierte Entscheidungen: In der App trifft dentime keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Hinweise der App (zum Beispiel zu Pausen oder Höchstarbeitszeiten in der Prüfliste) sind Hilfen für die Praxis; entscheiden tun Menschen. Zur Prüfung von Registrierungen siehe die Datenschutzerklärung für dentime.de, Abschnitt 6.

Pflicht zur Bereitstellung: Ohne Name, E-Mail-Adresse und Passwort können wir keinen Zugang einrichten. Die Angaben für Vertrag und Abrechnung brauchen wir, um den Vertrag durchzuführen. Eine gesetzliche Pflicht besteht nicht. Benachrichtigungen und Kamera sind freiwillig; ohne sie können Sie dentime ebenfalls nutzen.

Teil I – Datensicherheit (Auszug)

• verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS, HSTS),
• Server in Deutschland; Verwaltungszugang nur per Schlüssel, ohne Passwort-Anmeldung,
• strikte Trennung der Daten verschiedener Praxen in der Datenbank (Zeilen-Sicherheit, eigene Datenbank-Rollen),
• fein abgestufte Rechte in der Praxis; Krankmeldungsnachweise, Entgeltfortzahlung und Mutterschutz-/Schutzprofile sehen Inhaber/innen immer, alle anderen nur mit eigenem Recht (Krankmeldungen prüfen, Arbeitszeitschutz, Gesamtexport); die Rolle Verwaltung enthält diese Rechte standardmäßig, die Praxis kann sie abwählen,
• Passwörter, Sitzungs-, Geräte- und PIN-Schlüssel nur als Hash-Werte; Inhalte in der E-Mail-Warteschlange verschlüsselt,
• Inhalte von Benachrichtigungen im Browser Ende-zu-Ende verschlüsselt (Web Push); in der iPhone- und der Android-App nur neutrale Texte ohne Namen und Gesundheitsdaten, verschlüsselt (TLS) an Apple bzw. Google übertragen (D.2),
• Begrenzung von Anmelde- und Registrierungsversuchen, Schutz gegen Anfragen von fremden Seiten (CSRF),
• tägliche Datensicherung,
• Gesamtexport und Löschung der Praxisdaten nach Vertragsende mit Löschbestätigung.

Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich dentime, unsere Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Über wesentliche Änderungen, die Praxen betreffen, informieren wir die Inhaber/innen per E-Mail oder in der App.

Stand: 24.10.2026