Wissen für Praxen
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Was sie für Ihre Praxis bedeutet.
Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) müssen Arbeitgeber in Deutschland seit dessen Beschluss von 2022 die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen – auch Zahnarztpraxen und MVZ. Hier steht, was gilt, was geplant ist und was das im Praxisalltag heißt.
Hinweis: Diese Seite ist ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung. Für Ihre konkrete Situation fragen Sie bitte eine Anwältin oder einen Anwalt für Arbeitsrecht oder Ihre Kammer. Stand: 22.10.2026.
Kurz gesagt.
- Die Pflicht gilt schon heute. Nach der Rechtsprechung des BAG (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen – einschließlich Überstunden. Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, ausgelegt im Licht des EuGH-Urteils von 2019.
- Sie gilt unabhängig von der Praxisgröße. Eine Ausnahme für kleine Betriebe kennt die heutige Rechtslage nicht.
- Eine bestimmte Form ist derzeit nicht vorgeschrieben. Papier, Tabelle, App oder Terminal sind möglich, solange das System objektiv, verlässlich und zugänglich ist.
- Eine Reform ist angekündigt, aber nicht beschlossen. Die Bundesregierung will die elektronische Erfassung gesetzlich regeln, mit Übergangsregeln für kleinere Betriebe.
Wie es dazu kam.
| Datum | Was geschah | Bedeutung für Praxen |
|---|---|---|
| 14.05.2019 | Europäischer Gerichtshof, Rechtssache C-55/18 („CCOO“) | Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. |
| 13.09.2022 | Bundesarbeitsgericht, Beschluss 1 ABR 22/21 | Die Pflicht besteht in Deutschland bereits nach geltendem Recht (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG) – ohne neues Gesetz abzuwarten. |
| 2023 | Erster Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums | Sah eine elektronische Erfassung vor, wurde aber nicht verabschiedet. |
| 2025 | Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD | Kündigt an, die elektronische Erfassung unbürokratisch zu regeln, mit angemessenen Übergangsregeln für kleine und mittlere Unternehmen. |
| Sommer 2026 | Arbeitsentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes wird bekannt | Nach Berichten u. a.: elektronische Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer am Tag der Arbeitsleistung; dauerhafte Ausnahme von der elektronischen Form für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten; gestaffelte Übergangsfristen. Nicht beschlossen, Änderungen sind wahrscheinlich. |
Was das in der Praxis heißt.
Wen es betrifft
Alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der Praxis: Zahnmedizinische Fachangestellte, Prophylaxe, Rezeption, Verwaltung, angestellte Zahnärztinnen und Zahnärzte, Teilzeitkräfte und Auszubildende. Für Minijobs gilt zusätzlich schon lange § 17 Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Was aufgezeichnet wird
Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, einschließlich Überstunden. Schon länger verlangt § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz, Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich aufzuzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Wer aufzeichnet
Das Aufzeichnen darf an die Beschäftigten delegiert werden – etwa durch Stempeln am Terminal. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber: Er muss dafür sorgen, dass das System genutzt wird und die Zeiten stimmen.
Was dabei zu beachten ist
- Pausen (§ 4 ArbZG): mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs bis neun Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden; Abschnitte von mindestens 15 Minuten.
- Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG): acht Stunden werktäglich, bis zu zehn Stunden, wenn im Durchschnitt von sechs Monaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden.
- Ruhezeit (§ 5 ArbZG): mindestens elf Stunden ununterbrochen nach Ende der täglichen Arbeitszeit.
- Datenschutz: Zeiterfassung verarbeitet Beschäftigtendaten – mit Anbietern brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Was bei Verstößen droht
Nach heutiger Rechtslage kann die zuständige Arbeitsschutzbehörde anordnen, ein System zur Zeiterfassung einzuführen (§ 22 Abs. 3 ArbSchG). Wer eine solche vollziehbare Anordnung nicht befolgt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro (§ 25 ArbSchG). Für Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz selbst gelten eigene Bußgeldvorschriften.
Papier, Excel oder digital?
Heute dürfen Sie die Form selbst wählen. Stundenzettel und Tabellen sind erlaubt, haben im Praxisalltag aber typische Schwächen: Einträge werden nachträglich aus dem Gedächtnis gemacht, Korrekturen sind nicht nachvollziehbar, und am Monatsende muss jemand alles zusammenrechnen.
Kommt die angekündigte Pflicht zur elektronischen Erfassung, müssen viele Betriebe ohnehin umstellen – je nach Größe und Übergangsfrist.
Wie dentime Sie dabei unterstützt.
dentime ist eine Software für Zeiterfassung und Dienstplan in Zahnarztpraxen. Sie ersetzt keine Rechtsberatung und nimmt Ihnen die Verantwortung als Arbeitgeber nicht ab – sie macht das Erfassen aber einfach:
- Elektronisch am Tag der Arbeit: Kommen, Pause und Gehen am Praxis-Tablet per QR-Code oder PIN, im Homeoffice auf Freigabe am Handy.
- Nachvollziehbar: Jede Korrektur wird protokolliert; fehlende Stempelungen erscheinen als Fall unter Offene Aufgaben.
- Hinweise zum Arbeitszeitgesetz: fehlende Pause, mehr als zehn Stunden, Ruhezeit unter elf Stunden, Sonn- und Feiertag – zur Information, ohne Buchungen zu sperren.
- Zugänglich: Jede Person sieht ihre eigenen Zeiten und ihr Stundenkonto im Mein Bereich.
- Aufbewahrung und Export: Während des Vertrags löscht dentime Ihre Praxisdaten nicht von sich aus; Wochen und Monate exportieren Sie als CSV, den Monat fürs Steuerbüro auch als DATEV-Importdatei. Details zum Export bei Vertragsende: Anbieterwechsel und Datenexport.
- Server in Deutschland, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV).
Mehr zur Zeiterfassung für Zahnarztpraxen und zur Zeiterfassung im Homeoffice.
Häufige Fragen zur Pflicht.
Gilt die Pflicht auch für kleine Praxen?
Ja. Nach der Rechtsprechung des BAG müssen alle Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen, unabhängig von der Zahl der Beschäftigten. Die diskutierten Ausnahmen für kleine Betriebe betreffen nach den bekannt gewordenen Plänen nur die elektronische Form – nicht die Erfassung an sich.
Reicht ein Stundenzettel oder eine Excel-Liste?
Nach heutiger Rechtslage ist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit verlässlich erfasst werden. Ob das künftig noch genügt, hängt von der Reform des Arbeitszeitgesetzes ab.
Müssen auch angestellte Zahnärztinnen und Zahnärzte ihre Zeit erfassen?
Grundsätzlich ja, denn die Pflicht gilt für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Für leitende Angestellte gelten Sonderregeln (§ 18 ArbZG); wie weit sie reichen, ist umstritten und sollte im Einzelfall arbeitsrechtlich geprüft werden. Inhaberinnen und Inhaber sind keine Arbeitnehmer.
Ist Vertrauensarbeitszeit noch möglich?
Ja, das Modell „Arbeitszeit selbst einteilen“ bleibt möglich. Die Arbeitszeit muss trotzdem erfasst werden.
Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?
Für Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG mindestens zwei Jahre. Aus anderen Gründen, etwa steuer- oder sozialversicherungsrechtlich, können längere Fristen gelten.
Quellen.
- EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18 (CCOO): curia.europa.eu
- BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21: bundesarbeitsgericht.de
- Arbeitsschutzgesetz § 3, § 22, § 25: § 3 · § 22 · § 25
- Arbeitszeitgesetz § 3, § 4, § 5, § 16: § 3 · § 4 · § 5 · § 16
- Mindestlohngesetz § 17: gesetze-im-internet.de
- Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung (geplante elektronische Aufzeichnungspflicht laut Koalitionsvertrag): bmas.de
- Zum Arbeitsentwurf 2026 (Bericht einer Kanzlei, kein amtlicher Text): energieundrecht.com
Stand: 22.10.2026. Diese Seite wird aktualisiert, wenn sich die Rechtslage ändert.
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